Personvernerklæring

Norheim VGS AS AS (org.nr. 913 307 534), ved rektor, er ansvarlig for lagring og behandling av personopplysninger i virksomheten (heretter KVH).

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Norheim VGS som behandlingsansvarlig håndterer personopplysninger for elever og foresatte. En overordnet personvernerklæring finnes på Skolens WEB-sider: www.kvh.vgs.no/norheim.vgs.no

Har dere spørsmål om personvern på skolen kan dere kontakte Norheim VGS på post@kvh.vgs.no eller på telefon: 986 88 556

Definisjoner

• Person er en identifiserbar fysisk person, for eksempel en elev eller foresatt.

• Personopplysninger er opplysninger som direkte eller indirekte er knyttet til en person.

• Behandlingsansvarlig er den som definerer formålet for behandlingen av personopplysningene og som behandler og lagrer personopplysningene.

• En Databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig. Behandlingen er regulert av en databehandleravtale mellom behandlingsansvarlig og databehandleren.

Personopplysninger som behandles og lagres er:

• Alminnelige Personopplysninger som navn, alder, ol.

• Kontaktdetaljer som adresse, e-post, telefonnummer, ol.

• Særlige kategorier Personopplysninger (sensitive opplysninger) som helseopplysninger ol.

• Vurderinger av elever, slik som underveisvurderinger, vitnemål, eventuelle behov for tilpasset opplæring, ol.

• Opplysninger om fravær, anmerkninger, advarsler, ol.

• Opplysninger knyttet til spesialpedagogisk støtte og undervisning, herunder utredninger, enkeltvedtak og individuelle opplæringsplaner.

• Opplysninger relatert til innholdet i henvendelser og annen kommunikasjon, slik som e-post, brev, SMS, ol.

• Andre opplysninger som er nødvendige for at Skolen skal kunne oppfylle sine lovpålagte plikter, slik som personnummer, permisjoner, ol.

• Bilder, presentasjoner, filmer og lydfiler brukt i undervisning

• Bilder, filmer og lydfiler brukt etter samtykke i sosiale medier og på skolens nettside

Eksempler på Behandlingsaktiviteter er:

• Håndtere søknader om skoleplass.

• Formidle informasjon, nyheter og invitasjoner om for eksempel skolens løpende aktiviteter.

• Administrere samtykker.

• Utøve individuelle rettigheter som innsyn, korrigering av opplysninger, ol.

• Varsle om endringer i skolens tjenester eller avtalevilkår, som for eksempel betalingssatser eller åpningstider.

• Besvare henvendelser og forespørsler relatert til skolens tjenester, vilkår eller behandling av personopplysninger.

• Behandle eventuelle disiplinærsaker eller liknende.

• Behandle eventuelle klager.

• Samarbeide med relevante kommunale og fylkeskommunale tjenester.

• Andre aktiviteter som er nødvendige for at elevene skal få ivaretatt sin rett til opplæring innenfor trygge og gode rammer.

Alle Behandlingsaktiviteter har et lovlig Behandlingsgrunnlag, for eksempel:

• Spesifikke krav i Opplæringsloven, Friskoleloven, Stiftelsesloven, Offentlighetsloven, Forvaltningsloven og andre relevante lover med forskrifter.

• Å overholde avtalen om plass på Norheim VGS.

• Eksplisitt samtykke.

• Å overholde andre rettslige forpliktelser Norheim VGS er underlagt, for eksempel lagring på grunn av lovbestemte regler for regnskapsmessige forhold.

• Å ivareta Norheim VGSs berettigede interesser (forutsatt at Personers interesser ivaretas), for eksempel i forbindelse med å forsvare et rettskrav, å forhindre tap eller skader eller å forhindre handlinger som kan kompromittere Personers Personopplysninger.

Informasjonssikkerhet

Beskyttelse av Personopplysninger er av stor betydning for Norheim VGS. Vi jobber kontinuerlig med å ivareta sikkerheten og beskytte Personopplysninger mot utilsiktet endring, sletting eller utlevering til uautoriserte parter, eksternt og internt. Våre sikkerhetsrutiner omfatter adgangs og tilgangskontroll, beskyttelse av data, IT-systemer og infrastruktur, interne og eksterne nettverk samt skolebygg og tekniske anlegg.

Lagringstid

Skolen oppbevarer Personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle Behandlingsformålet. I utgangspunktet slettes opplysninger når et samtykke trekkes, en elev er ferdig på Norheim VGS eller en avtale sies opp. Lovbestemte regler og andre rettslige forpliktelser kan gjøre det nødvendig å lagre Personopplysninger i lengre tid.

Som offentlig godkjent skole er vi forpliktet til å oppbevare opplysninger om elever som det senere kan være nødvendig å ha tilgang til. Dette gjelder opplysninger om at en Person har vært elev ved skolen, fravær, underveisvurderinger og sluttvurderinger, karakterer og saker om rettigheter og plikter til innhold og organisering av opplæringen.

Fortsatt lagring kan også skje når det er nødvendig for å ivareta Skolens berettigede interesser, som for eksempel å gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Enkeltpersoner kan til enhver tid:

• Trekke tilbake samtykket til behandlingsaktiviteter som er basert på samtykke.

• Få innsyn i sine Personopplysninger.

• Korrigere sine Personopplysninger.

• Be om sletting av sine Personopplysninger.

• Be om begrensning av, eller protestere mot behandling.

• Be om overføring av sine Personopplysninger.

• Avslutte avtaler i henhold til avtalens bestemmelser om oppsigelse.

Overføring av personopplysninger

Ingen ekstern tredjepart kan bruke Personopplysninger til eget formål. Skolen kan utlevere Personopplysninger til Databehandlere som utfører tjenester for Skolen. Databehandlerne vil kun bruke Personopplysningene til det formålet de ble samlet inn for og for å utføre tjenestene for Skolen. Forholdet til slike tredjepartsleverandører er regulert i Databehandleravtaler. Utlevering av Personopplysninger til offentlige organer forekommer kun i henhold til lov og gjeldende regelverk.

Skolen bruker følgende Databehandlere:

• Visma Inschool

•Microsoft O365

• Izettle – betalingsterminal i kantina

• Bryne Regnskap

• Identum

• Uninett

Bruk av informasjonskapsler

Skolen bruker informasjonskapsler (cookies) og lignende teknologi på våre nettsider. Når du besøker www.kvh.vgs.no/www.norheim.vgs.no kan det lagres informasjonskapsler på din datamaskin eller på mobiltelefonen. Informasjonskapslene hjelper oss til å finne ut hvilke deler av nettsidene våre som er de mest populære, hvilke sider som besøkes og hvor lenge de besøkes. Opplysningene brukes til analyser og utvikling slik at vi kan gjøre nettsidene våre bedre.

Klagerett

Dersom du mener at Norheim VGSs behandling av Personopplysninger er i strid med relevante personvernbestemmelser har du rett til å sende inn en klage til Norheim VGS direkte, Datatilsynet eller annen relevant tilsynsmyndighet.

Endring av denne personvernerklæringen

Skolen forbeholder seg retten til å endre personvernerklæringen til enhver tid. Den nyeste og gjeldende versjonen av personvernerklæringen er til enhver tid tilgjengelig på Skolens nettside eller på forespørsel.